Google G Suite и эффективное использование их в бизнесе

Для достижения успеха компании необходимо соблюдать две вещи:

• дружный, сплочённый коллектив
• чётко структурированный план дальнейших действий

Это всё хорошо, однако есть ещё третья вещь: то, что компания произведёт в итоге, должно получиться качественно и соответствовать рыночным требованиям.

Обозначенные выше параметры весьма очевидны. Тем не менее, для успешного развития бизнеса важно ещё кое-что: в век информационных технологий высоко ценится быстрое и оперативное принятие решений и передача информации. Это необходимо для того, чтобы быть конкурентоспособным среди других компаний.

Сейчас уже никто не подписывает договор неделями. И сейчас нет острой необходимости личного присутствия в офисе с целью ознакомления с информацией, когда обо всём можно узнать через интернет или мобильную связь.

Быстрее = лучше?

В современном, стремительно развивающемся мире нужно подстраиваться под бешеный ритм жизни. А потому сейчас наиболее успешен тот, кто умеет оперативно и быстро принимать решения. Грамотное реагирование на ситуацию возможно в том случае, когда есть возможность её предвидеть и заранее спланировать дальнейшую стратегию выхода из неё — до того, как она случится. На данный момент для успешного ведения бизнеса это самый оптимальный вариант. Быстрое принятие решений вполне осуществимо, если знать и соблюдать необходимые условия:

• мобильность технологий
• использование инструментов для обеспечения слаженной командной работы
• гарантия безопасности и стабильности

Этими свойствами обладает достаточно известный продукт от компании Google - G Suite.

Мобильность

G Suite обеспечивает непрерывный доступ к информации и позволяет быть на связи, где бы вы ни находились. Для этого подойдёт абсолютно любое устройство, будь то Android или iOs — Google Apps в любом случае будет работать.

В качестве примера можно привести известную ситуацию, в которой бывали многие: вы ждёте в аэропорту свой рейс. У вас полно свободного времени, но хочется потратить его на что-нибудь полезное, а не на глупые игрушки. G Suite позволит вам:

• через Gmail разослать сотрудникам корреспонденцию. Работает даже без доступа в интернет, все письма будут отправлены, когда появится доступное подключение;
• связаться онлайн с кем-нибудь, на это уйдут какие-то секунды;
• Google поможет создать благодаря календарю план мероприятий с учётом приемлемых для партнёров интервалов;
• опубликовать в Instagram или другую социальную сеть фото перед отъездом. Работа не волк, как говорится, поэтому даже серьёзные люди хотят поделиться впечатлениями с друзьями

Командная работа

Наличие информации ещё не гарантирует её правильное использование. Поэтому нужно спланировать коллективную работу, что позволит реализовать новые идеи и усовершенствовать их с опорой на принципы G Suite. Они оказываются незаменимы при совместной работе в режиме реального времени, перед вами встают неограниченные возможности, которые могут скоординировать все действия.

Однако гораздо сложнее курировать работу, если проектом занята не одна команда. Здесь G Suite становится особенно незаменимым помощником. Что это даёт?

• Все важные документы хранятся на Google Диске с возможностью контроля доступа. Любой сотрудник, у которого имеется специальная ссылка, имеет доступ к файлам, может их изменять и оставлять комментарии. В случае, если не нужны сохранения копий, достаточно установить нужный запрет. Также есть возможность ограничить доступ к файлу по времени, если того требует ситуация, — например, когда нужно провести быстрый, ограниченный по времени опрос среди сотрудников.
• Богатый спектр возможностей дают Google Документы, которые, к тому же, не занимают место на Google Диске. Существенное преимущество в том, что это позволяет работать даже без интернета — пользователь может просмотреть файлы в любое удобное время.
• Важно, что с Google Документами можно работать и по пути на работу, и в командировке — вы всё равно будете получать уведомления об актуальных сетях. Изменять документы и создавать их можно совместно с коллегами, к одному проекту может подключаться до пятидесяти человек.
• Оперативное получение информации можно обеспечить через Google формы. Сформированный запрос рассылается легко и просто, ответы поступают быстро в виде графиков и таблиц. Определить их соответствие можно опять же благодаря Google формам. Оценка имеющихся вариантов ответа производится автоматически.
• Результаты доступны в виде файла, можно без особого труда создать сайт за несколько минут. К ресурсу могут подключаться все члены команды, как и в случае с другими Google Документами.

Гарантия безопасности

Однако самым главным преимуществом G Suite является стопроцентная гарантия безопасности данных. Для доступа к приложениям проводится двухэтапная аутентификация: чтобы подтвердить пароль, необходимо ввести код подтверждения, который высылается пользователю на телефон.

Ознакомление с информацией могут осуществлять только сотрудники компании внутри или за её пределами.

Указанные выше параметры отражают лишь небольшой спектр возможностей G Suite. Полную информацию: «Что такое Suite?» вы можете получить на сайте.