Мой опыт работы с BPMS-системой - чего удалось достичь?

BPMS-система – это специальное программное обеспечение для управления бизнес-процессами, набирающее всё большую популярность среди владельцев малого и среднего бизнеса в России, да и в принципе во всем мире. В теории такая система должна помочь в развитии вашего дела – автоматизирует процесс проектирования, документооборота, регламентирует и контролирует поставленные сотрудникам задачи. Но на практике, внедрение BPMS может внести путаницу, по крайней мере на начальных этапах работы с ней.

Попав под влияние тренда диджитализации, я решил усовершенствовать свой интернет-магазин с помощью бесплатной BPMS. Не разобравшись в деталях, а они, как оказалось, очень важны, я достаточно быстро разочаровался в своём поступке. Но решив довести дело до конца, исправил допущенные ошибки

Цель внедрения была проста – стандартизировать процессы оформления заявки клиента и формирования заказа с последующей автоматизацией документооборота. Чтобы подобрать BPMS, бизнес-процесс формирования заказа был детально описан с помощью текстового метода. Да, только со временем до меня дошло, что такой метод не совсем соответствует поставленной задаче. Анализировать эффективность работы легче не стало. Поэтому было решено представить задачу с помощью табличного метода.

Не буду ходить вокруг да около, скажу только, что на личном опыте убедился в эффективности графического метода описания бизнес-процессов для BPMS. Так информация легче воспринимается, анализировать эффективность стало проще, а некоторые задачи менеджеров даже удалось оптимизировать.

Работы с BPMS-системой

Проблема с текстовым и табличным описанием BPMS выявились, когда отдел закупок одобрил полную оплату товара, вместо оговоренной 50% предоплаты. Дело в том, что в автоматизированной системе не был учтен пункт согласования проплат. Задача проста: оформить заявку на продукт, передать счет в бухгалтерию, с разрешения начальника (то есть меня), провести проплату. Но не разобравшись в сумме, я одобрил все 100%.

Пример построения бизнес-процесса графическим способом.

Для того, чтобы минимизировать ошибки, в дальнейшем была использована BPMS-система с жестким разграничением зон ответственности. Каждый сотрудник заходит под своим логином в сеть. Только после того, как заполнена нужная информация и выполнен весь этап обработки заказа, можно передать задачу дальше. На следующем этапе отображается только необходимая информация. Например, я теперь не читаю историю заказов, не изучаю расчетный счет контрагента, а ознакамливаюсь с действительно нужными для меня цифрами.

Журнал и статистика процессов в BPM-системе.

Да, конечно, графическое описание бизнес-процессов требует большей детализации. Но при этом изменить какой-либо этап стало проще, меняя задания в соответствии с реалиями рынка. Система подошла моему небольшому интернет-магазину, но могу предположить, что это идеальное решение и для крупных предприятий.

Для начала рекомендую попробовать бесплатный тест-драйв системы, которую я использовал по-ссылке - https://www.terrasoft.ru/crm/bpms. Срок тестового периода - 14-дней, дальше будет понятно, нужна вам система или нет.

Материал подготовил - Меркул Виктор.