О чём молчат системы по управлению задачами

За последние несколько лет производители ПО наштамповали огромное количество систем по управлению задачами. Счёт уже перешёл на десятки, если не на сотни. Основное предназначение таких систем - управление сотрудниками. Каждый сотрудник, включая руководителя, устанавливает программу на свой компьютер, планшет или смартфон, затем управленец составляет список заданий, поручаем нужным работникам и начинает контролировать исполнение. Это самая простая схема работы.

У руководителей теперь есть удобнейшие инструменты, которые с лёгкостью дают ответы на вопросы: что кому поручено, когда это необходимо сделать, в какой стадии находятся работы и «почему, господа, мы движемся с отставанием»?

И вот тут появляется главная проблема. Системы для раздачи заданий хороши, но грамотно пользоваться ими никто не учит. Максимум, что предоставляют разработчики - справку по функциям. Заметьте, именно по функциям, а не по методике работы.

Мы решили исправить эту ситуацию и показать, как на самом деле нужно контролировать розданные сотрудникам задания. Будем работать по технологии «Турбоконтроль», её предлагает отечественная программа ЛидерТаск.

Начнём.

1. Поручите сотруднику задания

Для каждого задания должен быть определён день сдачи.

Если вы предполагаете, что задание может быть выполнено за время, меньшее одного рабочего дня, то просто обозначьте конкретный день. В этот день сотрудник откроет программу, увидит задачу и выполнит её. Если вы предполагаете, что задача большая, и её выполнение займёт несколько дней, то обозначьте период.




2. Договоритесь с сотрудником о правилах работы в программе

Это очень важный шаг. Без него наступит хаос даже при использовании умной программы.

Сотрудник должен делать пять вещей:
1. После получения задания отписывать в чат по задаче: «Принял». Если есть вопросы - сразу их отписать
2. В процессе выполнения задания отписывать в чат все промежуточные результаты.
3. Если сотрудник почувствует, что не успеет выполнить задание к нужному дню - сразу известить руководителя и указать причину (опять же через чат)
4. Если сотрудник часть рабочего времени проводит не за компьютером, то он должен заглядывать в программу не реже одного раза в час, чтобы быстрее реагировать на ваши новые задания и комментарии по текущим заданиям
5. После выполнения задания присвоить ему статус «Готово к сдаче»


3. Загляните в список задач сотрудника, как только увидите, что его имя выделено жирным



Имя сотрудника выделено жирным, это означает, что в одной из задач что-то изменилось.

Посмотрите на список задач и найдите задачу, название которой выделено жирным. Именно в ней что-то изменилось. На картинке: сотрудник установил статус на «В работе» (зелёный треугольник) и написал комментарий (значок облака справа).

Зайдите в задачу и прочитайте комментарий.



Не затягивайте с ответом. Сразу отпишите ответ.



4. Периодически просматривайте промежуточные результаты по всем задачам

Вы уже знаете, что имя сотрудника выделяется жирным, когда он что-то изменяет что-то в одной из порученных ему задач, например, пишет комментарий или прикладывает файл.

Однако, не всегда будет получаться сразу посмотреть, что там изменилось, и отреагировать на это. У руководителя много других дел, мы понимаем.

Именно поэтому вам нужно периодически просматривать промежуточные результаты по всем задачам. Читать комментарии, просматривать приложенные отчёты, следить, кому задача перепоручена и т.д.



Рекомендуем это делать раз в день или раз в 2 дня, максимум раз в неделю. Если смотреть промежуточные итоги реже, то значительно снизится контролируемость процессов, проще говоря, вы пропустите момент, когда что-то пошло не так, и к дедлайну выяснится, что задание не выполнено.


5. Как можно быстрее реагируйте на просроченные задания

Если сотрудник не выполнит задание к определённому дню, вы сразу об этом узнаете. Все просроченные задания будут появляться у вас в списке задач на сегодня.

К примеру, вы поручили задание и установили день сдачи - 1 сентября. Сотрудник работает над этим заданием. 1 сентября закончилось, а работник не присвоил заданию статус «Готово к сдаче». Наступает 2 сентября. Вы заглядываете в ЛидерТаск в список задач на сегодня. Видите просроченную задачу в этом списке.



Таким образом вы молниеносно отреагируете на затягивание сроков.

Далее вам нужно сделать 2 вещи:
1. Узнать, почему задание до сих пор не выполнено - написать в чат
2. Решить, изменять ли день сдачи задания

Подробнее о втором. Если вы решите не менять день сдачи задания, то оно так и останется у вас в списке дел на сегодня до момента принятия вами этой задачи (присвоения статуса «Завершено», об этом ниже). Если вы установите новый день сдачи, то задача перестанет быть просроченной, она также будет скрыта из списка дел на сегодня, сотрудник увидит, что задача изменилась и её присвоен новый день сдачи. Разумеется, эта задача так и останется в списке порученных сотруднику.


6. Проверьте результат задания, после того как сотрудник его выполнит

После выполнения задания сотрудник присвоит ему статус «Готово к сдаче».

Как обычно, вы увидите, что имя сотрудника выделилось жирным, найдёте задачу, в которой что-то изменилось и обнаружите, что задаче присвоен статус «Готово к сдаче». Об этом будет сигнализировать красная галка в строчке задачи.



Проверьте результат выполнения задачи.

Если вас всё устраивает, то присвойте заданию статус «Завершено».



Если вас что-то не устраивает, например, сотрудник выполнил не так, как требуется или выполнил не полностью, то выполните следующее:
1. Отправьте эту задачу на доработку, присвоив ей соответствующий статус.
2. Отпишите в чат, что конкретно вас не устраивает и что нужно переделать

Сотрудник увидит, что вы вернули задачу, прочтёт ваши комментарии и выполнит задачу как требуется. После этого он снова присвоит задаче статус «Готово к сдаче».



Итоги

Нет ничего сложного в контроле поручений. Системы для управления заданиями значительно облегчают эту работу. Программы принесут максимум выгоды, если знать, как грамотно их использовать.

Системы разрабатываются как отечественными, так и зарубежным компаниями. Если вам не требуется дорогостоящие неповоротливые монстры типа «Всё в одном», то обратите внимание на отечественную программу ЛидерТаск. Она считается одним из лучших решений для управления сотрудниками. К тому же это единственная программа, которая предоставляет как инструмент, так и технологию для контроля выданных заданий.

Сайт программы:
https://www.leadertask.com